ในขณะที่ทำงานกับเอกสารสเปรดชีตหรือไฟล์อื่น ๆ คุณควรบันทึกไฟล์ในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้นขณะทำงานกับมัน หน้านี้ช่วยอธิบายกระบวนการบันทึกไฟล์และวิธีบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่นหากจำเป็น

หมายเหตุ: สำหรับบางโปรแกรมและบริการออนไลน์ส่วนใหญ่โปรแกรมหรือเว็บไซต์จะบันทึกงานของคุณโดยอัตโนมัติ หากไม่มีขั้นตอนใด ๆ ด้านล่างที่ใช้กับโปรแกรมที่คุณใช้อาจเป็นไปได้โดยอัตโนมัติขณะที่คุณทำงาน

บันทึกโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

ทุกโปรแกรมรองรับแป้นพิมพ์ลัดเพื่อบันทึกเอกสาร หากต้องการบันทึกไฟล์โดยใช้ช็อตคัทให้กด Ctrl + S บนพีซีหรือ Command + S บนคอมพิวเตอร์ Apple หากได้รับการสนับสนุนโปรแกรมจะบันทึกไฟล์เป็นชื่อที่มีอยู่หรือเปิดหน้าต่างบันทึกสำหรับไฟล์ใหม่

กำลังบันทึกโดยใช้เมนูไฟล์

โปรแกรมส่วนใหญ่รองรับตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ผ่านทางเมนูไฟล์ การคลิก ไฟล์ ที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรมหรือที่ด้านบนของหน้าจอควรมีเมนูที่ให้คุณบันทึกเอกสาร

วิธีบันทึกจากแถบเครื่องมือ

โปรแกรมทั้งหมดที่มีแถบเครื่องมือจะมีไอคอนบันทึกซึ่งอาจมีลักษณะคล้ายกับไอคอนด้านล่างซึ่งเป็นแผ่นฟล็อปปี้ดิสก์ การคลิกที่ไอคอนบันทึกในแถบเครื่องมือจะเปิดหน้าต่างบันทึกสำหรับไฟล์ใหม่หรือบันทึกการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ที่มีอยู่หากมีอยู่แล้ว

ทำความเข้าใจว่า Save ทำงานอย่างไร

เมื่อคุณทำงานกับไฟล์ใหม่และใช้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งข้างต้นเพื่อบันทึกไฟล์หน้าต่างบันทึกจะเปิดขึ้น คุณสามารถตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้หน้าต่างบันทึกนั้น หลังจากป้อนข้อมูลนี้แล้วคุณคลิกปุ่มบันทึกไฟล์จะถูกบันทึก หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์และบันทึกอีกครั้งในภายหลังชื่อไฟล์และตำแหน่งของไฟล์ในคอมพิวเตอร์จะยังคงเหมือนเดิม

หากคุณเปิดไฟล์ที่มีอยู่หรือต้องการเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือตำแหน่งไฟล์คุณต้องเลือกตัวเลือก บันทึกเป็น ตัวเลือกบันทึกเป็นให้หน้าต่างบันทึกและช่วยให้คุณเปลี่ยนชื่อไฟล์และตำแหน่งไฟล์ หากข้อมูลใด ๆ นี้มีการเปลี่ยนแปลงและคุณยังคงทำงานกับไฟล์ต่อไปการบันทึกใด ๆ ที่ตามมาจะถูกบันทึกไว้ในชื่อไฟล์และตำแหน่งใหม่

หมายเหตุ: หากคุณใช้ตัวเลือกบันทึกเป็นและเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือตำแหน่งคุณจะมีไฟล์สองชุด นอกจากว่าคุณกำลังทำสิ่งนี้เป็นวิธีการสำรองข้อมูลคุณสามารถบันทึกความสับสนด้วยการลบไฟล์เก่าออกจากคอมพิวเตอร์ มิฉะนั้นรู้ว่าคุณมีไฟล์สองไฟล์ในคอมพิวเตอร์ที่มีลักษณะคล้ายกัน แต่ไม่เหมือนกัน

การเปลี่ยนประเภทของไฟล์

ชนิดของไฟล์สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อใช้ตัวเลือกบันทึกเป็น ตัวอย่างเช่นใน Microsoft Word คุณสามารถบันทึกไฟล์เป็นไฟล์. docx, .odt, .rtf, .txt หรือ. xml รวมถึงไฟล์ประเภทอื่น ๆ ได้อีกหลายประเภท

หมายเหตุ: เมื่อเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นรูปแบบอื่นคุณอาจสูญเสียการจัดรูปแบบ ตัวอย่างเช่นการเปลี่ยน. docx เป็นไฟล์. txt ข้อความล้วนทำให้การจัดรูปแบบทั้งหมดสูญหายรวมถึงการจัดรูปแบบตัวหนาขีดเส้นใต้และตัวเอียง

หมายเหตุ: คุณสามารถเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นรูปแบบที่โปรแกรมรองรับเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถเปลี่ยนไฟล์. txt เป็นไฟล์. jpg เพราะเป็นไฟล์ประเภทที่แตกต่างกันสองประเภท หากคุณต้องการเปลี่ยนประเภทของไฟล์โปรแกรมจะต้องสนับสนุนรูปแบบปัจจุบันของไฟล์และรูปแบบใหม่

ชื่อไฟล์

วันนี้โปรแกรมเกือบทั้งหมดสนับสนุนชื่อไฟล์แบบยาวและชื่อไฟล์สามารถมีอักขระตัวอักษรผสมตัวเลขและอักขระพิเศษจำนวนมากยกเว้นที่แสดงด้านล่าง มันเป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งชื่อไฟล์เป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ตัวอย่างเช่นหากไฟล์เป็นประวัติย่อของคุณมันจะเป็นความคิดที่ดีที่จะพูดถึงมันในชื่อไฟล์ที่มีปีที่ถูกสร้างขึ้น

เคล็ดลับ: หากไฟล์ของคุณมีการแก้ไขหลาย ๆ ครั้งขอแนะนำให้รวมเดือนและวันที่ของไฟล์ไว้ในชื่อไฟล์ด้วย ตัวอย่างเช่นหากคุณตั้งชื่อไฟล์ "2006-03-resume" และคุณมีประวัติการทำงานหลายครั้งจากปีและเดือนที่แตกต่างกันคุณสามารถเรียงลำดับไฟล์และค้นหาเวอร์ชันที่คุณต้องการ

อักขระชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง

 / \: *? "| 

เปลี่ยนตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์

เมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรกหรือเลือกตัวเลือกบันทึกเป็นคุณสามารถระบุตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ เมื่อบันทึกไฟล์คุณสามารถเรียกดูตำแหน่งอื่นในหน้าต่างบันทึกที่ปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกโฟลเดอร์หรือไดรฟ์อื่นบนคอมพิวเตอร์หากคุณต้องการบันทึกไปยังปลายทางอื่น

เคล็ดลับ: คุณสามารถบันทึกไฟล์ไปยังเดสก์ท็อป Windows ได้โดยเลือก ตัวเลือกเดสก์ท็อป ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง บันทึกเป็น

เคล็ดลับ: หลังจากบันทึกไฟล์แล้วคุณสามารถคัดลอกไฟล์หรือย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์หรือไดรฟ์อื่นบนคอมพิวเตอร์