คนส่วนใหญ่เชื่อว่าคำว่า "ข้อมูล" และ "ข้อมูล" นั้นใช้แทนกันได้และมีความหมายเหมือนกัน อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างอย่างชัดเจนระหว่างสองคำนี้ ข้อมูล สามารถเป็นตัวอักษรข้อความคำตัวเลขและหากไม่นำไปสู่บริบทหมายถึงมนุษย์เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีอะไรเลย อย่างไรก็ตาม ข้อมูล นั้นถูกจัดรูปแบบข้อมูลในลักษณะที่ช่วยให้มนุษย์สามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างมีนัยสำคัญ ตัวอย่างที่ดีคือคอมพิวเตอร์ที่ใช้สูตรสคริปต์โปรแกรมหรือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เพื่อเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นข้อมูล

ตัวอย่างของข้อมูล

UT, 1234, Joe, Circle, SLC, 8015553211, 84084, Smith

ตัวอย่างของข้อมูล

Joe Smith1234 CircleSalt Lake City, UT 84084

(801) 555-3211

ดังที่คุณเห็นในตัวอย่างด้านบนข้อมูลดูเหมือนจะเป็นชุดของคำและตัวเลขสุ่ม อย่างไรก็ตามเมื่อข้อมูลนั้นถูกตีความจัดระเบียบและจัดรูปแบบคุณสามารถบอกได้ว่ามันเป็นข้อมูลติดต่อของ Joe Smith ในตัวอย่างนี้ข้อมูลอาจเป็นไฟล์ CSV ที่สามารถแยกวิเคราะห์โดยสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลซึ่งจะทำให้ข้อมูลใช้งานได้